Rutinas de mejora continua
Habitualmente las organizaciones (incluso aquellas que disponen de departamentos de mejora continua) afrontan los problemas de manera reactiva, buscando soluciones a aquellas desviaciones que plantea la realidad.
En la mayoría de los casos, este proceso se inicia a partir de la detección de una problemática concreta y requiere que un grupo de personas se reúna para proponer soluciones factibles, deliberando sobre las posibles acciones a implantar hasta llegar a un consenso.
Esta manera de afrontar las situaciones adversas puede parecer muy democrática, pero no es ni proactiva, ni sistemática ni científica. A menudo esta dinámica se torna ineficiente y los resultados son pobres. Esto es así principalmente porque con la rutina instaurada el personal se centra en la búsqueda de una solución específica, rápida y viable, olvidando muchas veces que la mejora se encuentra principalmente en la comprensión de todas las vertientes que presenta el problema.
Cultura lean: rutinas de trabajo
En el proceso de transformación de una organización hacia una cultura ‘lean’ el objetivo más ambicioso consiste en conseguir que la mejora sea una actividad propia del trabajo diario. Por este motivo, la principal dificultad al implantar un sistema de mejora consiste en extender una rutina sistemática de la mejora continua. Cuando hablamos de una rutina de mejora, nos referimos básicamente a aplicar diariamente de forma sistemática los siguientes pasos:
- Conocer los objetivos y la razón para actuar. Entender quienes son los clientes del proceso, sus necesidades y qué respuesta se espera del proceso ante estas necesidades en la actualidad y en un futuro.
- Analizar y entender la situación actual. Determinar y cuantificar el punto de partida del proceso, los problemas actuales y su nivel de desempeño.
- Identificar una situación futura a la que llegar. Detallar el estado futuro al que se desea llegar en un plazo determinado. En este nivel es importante detallar el ‘qué’, sin entrar al detalle de ‘cómo’ llegaremos o ‘cuáles’ son las soluciones a implantar. La situación futura es un estado que se encuentra más allá del umbral de nuestro conocimiento actual, de manera que entender cómo llegaremos a este futuro no es una actitud realista.
- Identificar los obstáculos que impiden llegar a esta situación futura. Paso a paso comprender los obstáculos que separan la zona de certeza del objetivo establecido. A medida que se detectan obstáculos, implantar soluciones o experimentos para eliminarlos y trazar progresivamente este camino por la zona de incertidumbre hasta la visión futura.
Sólo cuando somos capaces (desde todos los niveles de la organización) de trabajar en este doble estado ‘actual’ y ‘futuro’, realizando esfuerzos e implantando acciones para reducir la distancia entre uno y otro, podemos asegurar que tenemos implantado un sistema de mejora robusto y sostenible a lo largo del tiempo.